سالن های کنفرانس یا جلسات همواره شاهد تبادل نظر بین مدیران و نفرات سازمان ها و شرکت ها جهت اخذ تصمیمات سطح بالا می باشند. از این رو طراحی و پیاده سازی سالن کنفرانس به بهترین شکل و با استفاده از با کیفیت ترین تجهیزات از اهمیت ویژه ای برخوردار است. تجهیزات سالن کنفرانس به طور کلی به سه بخش تجهیزات صوتی، تصویری و نورپردازی تقسیم می شوند. در این بین نقش سیستم کنفرانس که شامل کنسول کنفرانس ( میکروفن کنفرانس )، منبع تغذیه و کابلهای ارتباطی است. به عنوان اصلی ترین عنصر از تجهیزات صوتی سالن نسبت به سایر ادوات از اهمیت بالاتری برخوردار است. زیرا تمامی سخنان حضار از طریق این سیستم دریافت و جهت باز پخش به سیستم صوتی ارسال می گردد. بنابراین سیستم کنفرانس را میتوان به نوعی مرکز تمامی تجهیزات دانست.
چه زمانی به سیستم کنفرانس نیاز است؟ (کاربرد سیستم های کنفرانس):
در نگاه اول شاید اینطور به نظر آید که کاربرد سیستم کنفرانس تنها دریافت، تقویت و بازپخش صدای سخنرانان است. این مورد را می توان کاربرد اصلی سیستم دانست ولی تنها کاربرد آن نمی باشد. دیگر کاربرد سیستم های کنفرانس مدیریت و نظم بخشیدن به جلسات است. به این شکل که ریاست جلسه می تواند با امکاناتی که سیستم به او داده بر سخنرانی نفرات حاضر مدیریت داشته باشد. با استفاده از این اختیارات رئیس می تواند از تداخل سخنان نفرات به وسیله اعمال نظارت بر روی قابلیت استفاده از سیستم کنفرانس جلوگیری نموده و بدین ترتیب روند جلسه را مدیریت نماید. از دیگر قابلیت ها می توان به تعریف ترتیب یا صف برای افراد متقاضی سخنرانی توسط مدیر جلسه اشاره نمود.
با استفاده از سیستم های کنفرانس امکان مستند سازی جلسات مهیا می گردد. به این صورت که با ترکیب آن با سیستم ضبط تصویر می توان علاوه بر صدا ، تصویر جلسات برگزار شده را نیز برای استفاده های آتی برداشت و ذخیره نمود.
برخی نمونه های سیستم کنفرانس قابلیت هایی همچون رای گیری و ترجمه همزمان را نیز برای کاربران مهیا می سازند. این قابلیت ها جلسات را از شکل سنتی خود خارج و به روندی مدرن و سطح بالا تبدیل می نمایند.
سالن جلسات
نظر به مطالب فوق که در مورد سیستم کنفرانس و کاربردهای آن عنوان شد. مشخص است در صورت عدم استفاده از این سیستمها نمی توان انتظاری برای استفاده بهینه از سالن کنفرانس داشت. در واقع بوسیله این سیستم می توان جلساتی حرفه ای تر و با راندمان بالاتر برگزار نمود. مطلبی که حتی سازمانها و شرکت های دارای فضای جلسات کوچک را نیز به استفاده از این سیستمها سوق داده است.
انواع سیستم کنفرانس:
سیستم های کنفرانس را می توان به دو دسته کلی یعنی سیستم آنالوگ و سیستم دیجیتال بخش بندی نمود. سیستم های آنالوگ مدل قدیمی تر سیستم های کنفرانس می باشند. این سیستمها تنها توانایی دریافت، تقویت و ارسال صدای سخنران برای پخش توسط سیستم صوتی را دارا بودند. با توجه به امکانات اندک سیستم های آنالوگ امروزه به ندرت از آنها استفاده می گردد. به طوری که به مرور جای خود را به نمونه دیجیتال داده اند. سیستم های کنفرانس دیجیتال علاوه بر قابلیت پیش گفته توانایی های دیگری نیز دارا می باشند. مهمترین این قابلیت ها عبارتند از :
هماهنگی با سیستم ضبط تصویر سالن:
همانطور که پیشتر در مقاله سیستم اتوترکینگ (Autotracking) به آن اشاره شد، در این حالت با روشن هر میکروفن کنفرانس سیستم ضبط تصویر به سمت آن هدایت شده و اقدام به برداشت و ذخیره تصویر شخص پشت کنسول کنفرانس می نماید. این عمل به طور کاملا اتوماتیک و بدون دخالت اپراتور انجام می شود.
سیستم رای گیری:
سیستم های کنفرانس دیجیتال بعضا این قابلیت را برای کاربران فراهم نموده اند که بوسیله آنها اقدام به رای گیری پیرامون مسائل مختلف نمایند. در این حالت حضار آرای خود را از طریق کنسول کنفرانس مقابل خود ثبت می نمایند. نظر به دیجیتالی بودن رای گیری قابلیت اطمینان آن بسیار بالا می باشد. ضمنا در این حالت سیستم امکانات مختلفی از قبیل احراز هویت کاربران، گزارش گیری، نمایش نتایج آراو … را فراهم می آورد.
ترجمه همزمان:
در بسیاری از جلسات امکان حضور نفراتی با زبانهای متفاوت وجود دارد. مسلما نیاز است مفاد جلسه برای این افراد هم قابل درک باشد. امری که تحقق آن از طریق سیستم ترجمه همزمان انجام پذیر است. این سیستم بعضا به صورت جداگانه در سالنها موجود است. اما در درون برخی از سیستم های کنفرانس پیشرفته تعبیه گردیده و قابل استفاده هستند. از طریق این قابلیت زبان مانعی برای درک مفاهیم و شرکت در سخنرانی های بین المللی نخواهد بود.
اجزا تشکیل دهنده سیستم کنفرانس
تغذیه یا سیستم کنترل مرکزی کنفرانس :
تغذیه مرکزی یا سیستم کنترل مرکزی به نوعی هسته سیستم کنفرانس می باشد. تمامی میکروفن های کنفرانس به آن متصل می گردند. میکروفن ها از طریق این دستگاه مدیریت گردیده و صدای آنها به سیستم صوتی سالن ارسال می گردد. بوسیله تغذیه مرکزی می توان اقدام به شماره گذاری کنسول کنفرانس، تعیین نحوه فعالیت هر میکروفن کنفرانس ( اعم از حالت های NORMAL، FIFO، VOICE ACTIVATION)، اعمال محدودیت روی کنسول ها ، اعمال تنظیمات و ارسال اطلاعات مورد نیاز به سیستم ضبط تصویر و بسیاری عملکردها و تنظیمات دیگر نمود. تغذیه مرکزی عموما به صورت رک مونت در اتاق فرمان نصب می گردد.
کنسول کنفرانس ریاست جلسه:
میکروفن کنفرانس ریاست یا کنسول ریاست همانطور که از نامش پیداست مختص ریاست جلسه می باشد. این دستگاه علاوه بر قابلیت های عمومی دارای امکانات بیشتر نسبت به کنسول های شرکت کننده می باشد. علت آنکه رئیس جلسه باید قادر به کنترل روند جلسه باشد. بنابراین مدیر جلسه از طریق کنسول کنفرانس خود می تواند اعمال مختلفی همچون: سخنرانی، غیر فعال نمودن کنسول شرکت کننده ها، اجازه سخنرانی به شرکت کننده و …را انجام دهد.
میکروفن کنفرانس شرکت کننده :
کنسول کنفرانس شرکت کننده عموما به تعداد حضار(غیر از ریاست) در اتاق کنفرانس تعبیه می شود. این دستگاه نسبت به میکروفون کنفرانس ریاست از قابلیت های کمتری برخوردار است. لذا توانایی کنترلی روی سایر قسمت های سیستم کنفرانس نخواهد داشت.
کابل های ارتباطی:
کابل های ارتباطی به منظور متصل نمودن کنسول کنفرانس به تغذیه مرکزی استفاده می شوند. این کابلها به صورت سوکت خورده توسط کمپانی سازنده سیستم کنفرانس در ابعاد مختلف تولید می شوند. امروزه عمده کابلهای ارتباطی از نوع کابل CAT5E با کانکتور RJ45 می باشند. این نوع کابل تضمین کننده انتقال سریع و مطمئن سیگنال ها است.
طراحی و ساختار متفاوت انواع میکروفن کنفرانس ( کنسول کنفرانس ):
میکروفن کنفرانس به طور عمومی از یک پایه که دکمه ها، اسپیکر و نمایشگر (بسته به مدل) روی آن تعبیه شده و یک میکروفن معروف به میکروفن گردن غازی (خرطومی) تشکیل می شود. اسپیکر روی کنسول در سالنهایی که فاقد سیستم صوتی هستند صدای سخنران را جهت سایر حضار پخش مینمایند. نمایشگر نیز به منظور نمایش اطلاعاتی همچون ساعت، تاریخ، مدت زمان گذشته و باقیمانده از سخنرانی، اطلاعات سیستمهای رای گیری و ترجمه همزمان و مواردی از این دست روی بعضی از مدلها تعبیه می شوند. میکروفن های گردن غازی به منظور پاسخگویی به نیاز متفاوت کاربران در طولهای مختلف طراحی و ساخته می شوند.
اما انواع دیگر از میکروفن کنفرانس نیز توسط تولیدکنندگان مطرح معرفی شده اند که ساختاری متفاوت دارند. برای مثال کنسول های سری Qunita بیرداینامیک مجهز به فناوری Revoluto که فاقد میکروفن گردن غازی بوده و میکروفنها به صورت ردیفی در درون بدنه تعبیه شده اند. همچنین مدلهایی وجود دارند که به صورت توکار داخل میز یا دسته صندلی نصب شده، در زمان عدم استفاده در داخل میز مخفی شده (بسته شده) یا دارای ساختاری غیر متحد ( قسمت های جدا از هم) می باشند.
اتصالات بیسیم و باسیم:
سیستم کنفرانس بیسیم بیرداینامیک
سیستم کنفرانس از نظر نحوه اتصال به دو دسته با سیم و بی سیم تقسیم می شود. در سیستم های با سیم همانطور که از نامشان مشخص است هر میکروفن کنفرانس از طریق سیم کشی به کنسول کنفرانس دیگر و نهایتا سیستم کنترل مرکزی متصل می گردد. این روش نصب مسلما نسبت به حالت بیسیم سخت تر بوده زیرا نیاز به کابل کشی فراوان دارد.
در حالت بیسیم اتصال کنسول ها به منبع تغذیه بر بستر شبکه بیسیم بوده و بنابراین نصب و در صورت نیاز جا به جایی کنسول ها در آینده بسیار آسان تر خواهد بود. کنسولهای بیسیم دارای باطری داخلی بوده که باید پس از مدتی استفاده، بوسیله تجهیزات مخصوص به شارژ آنها اقدام نمود. این نکته حائز توجه است که سیستمهای بیسیم عموما دارای قیمت بالاتری نسبت به مدل های با سیم هستند.سازنده های سیستم های کنفرانس برای مدل های بیسیم خود از پروتکل های حفاظتی سطح بالایی بهره می برند. تا از نفوذ غیر مجاز به سیستم جلوگیری نمایند. همچنین جهت اطمینان بیشتر آزمون های امنیتی پیشرفته ای را روی محصولات اجرا می نمایند. با این وجود بعضا ارگانهای نظامی یا مراکز اطلاعاتی نسبت به شبکه بیسیم نامطمئن بوده، ترجیح میدهند از سیستم باسیم استفاده نمایند.
نکاتی برای انتخاب سیستم کنفرانس ( میکروفن کنفرانس ) مناسب
با توجه به آنچه تا اینجا در رابطه با سیستم های کنفرانس عنوان شد. می توان نکات زیر را به عنوان مواردی که باید هنگام انتخاب سیستم به آن توجه داشت اشاره نمود
صحت عملکرد کنسول کنفرانس:
به عنوان اصلی ترین وظیفه کنسولهای کنفرانس؛ باید قادر باشند صدای سخنران را به طور مناسب و با بالاترین کیفیت برداشت نمایند.
ضد نویز بودن:
از دیگر مشخصه های مهم سیستم های کنفرانس قابلیت جلوگیری از نویز در آنهاست. این مهم در اغلب سیستمهای دیجیتال رعایت می گردد. اما در سیستمهای قدیمی آنالوگ امواج الکترو مغناطیس می توانستند روی دستگاه ایجاد نویز کنند.
مسله فیدبک:
مسله مهم دیگر عدم ایجاد فیدبک توسط بلندگوهای کنسول یا بلندگوهای سالن روی میکروفن کنفرانس است . این مطلب در سیستم های مدرن توسط مدار فیدبک گیر پیشرفته محقق شده است.
قابلیت های و امکانات میکروفن کنفرانس:
از موارد تعیین کننده در انتخاب سیستم مناسب قابلیتها و امکانات آن است. قابلیت هایی همچون بیسیم یا باسیم بودن، رای گیری، ترجمه همزمان ، مدیریت نرم افزاری سیستم، قابلیت اتصال و هماهنگی با سیستم ضبط تصویر، امکان اتصال هدفون به کنسول کنفرانس ، تغییر حجم صدا از روی کنسول و ….
کیفیت ساخت:
