با وجود آنکه مدت زیادی است که امکان برگزاری «وبینار» (Webinar) یا «سمینار آنلاین» (Online Seminar) بر بستر وب وجود دارد و تاکنون وبینارهای متعددی نیز برگزار شده‌اند، اما احتمالا اکثریت افراد با این مبحث پس از شیوع بیماری همه‌گیری کووید- 19 آشنا شده‌اند. شیوع کووید-۱۹ و لزوم فاصله‌گذاری اجتماعی، نیاز به ابزارهایی را برای برگزاری رویدادهایی که پیش از این به صورت حضوری و با تجمع افراد برگزار می‌شدند افزایش داد. این موضوع، به نقطه اوجی برای افزایش محبوبیت محتوایی ویدئوئی و سمینارهای آنلاین مبدل شد. در این مطلب ضمن پاسخگویی به پرسش وبینار چیست به آموزش برگزاری وبینار آنلاین موفق پرداخته شده است. افرادی که در دنیای برگزاری وبینار تازه وارد هستند، با مطالعه این مطلب می‌توانند به این پرسش پاسخ دهند که وبینار چیست و در عین حال، با مزایای اصلی وبینار و روش برگزاری وبینار آنلاین موفق نیز آشنا شوند. در انتهای مطلب وبینار چیست به پرسش‌های متداول افراد پیرامون برگزاری وبینار پاسخ داده شده است.
وبینار چیست؟
وبینار (وب سمینار | سیمنار آنلاین | Webinar) به ارائه‌های ویدئویی، کارگاه‌ها یا سخنرانی‌هایی گفته می‌شود که میزبانی آن‌ها به صورت آنلاین انجام و معمولا به وسیله نرم‌افزارها یا سرویس های برگزاری وبینار، برگزار می‌شوند. این رویدادهای آنلاین معمولا تعاملی هستند و به فرد این امکان را می‌دهند که دانش خود را در بستر مجازی با دیگر افراد به اشتراک بگذارد. ارائه‌ها و کنفرانس‌های وب، شکل به شدت تعاملی از بازاریابی نیز محسوب می‌شوند و می‌توان از آن‌ها برای ساخت ارتباطات و هویت‌سازی برای کسب و کار استفاده کرد. به طور کلی باید گفت که قابلیت‌های وبینار بی‌شمار هستند. می‌توان از وبینار حتی برای برگزاری جلسات داخلی یک تیم که به صورت دورکار (Remote) مشغول به فعالیت هستند و یا کلاس‌های درس مدرسه و دانشگاه نیز استفاده کرد.
برنامه‌ریزی برای برگزاری یک وبینار، بسیار ساده‌تر از برگزاری یک سمینار یا سخنرانی در دنیای واقعی است. یکی از دلایل اصلی این امر آن است که در سمینارهای حضوری نیاز به یک مکان مناسب و معمولا بزرگ برای برگزاری رویداد است. مسائل دیگری مانند ثبت فیلم‌های رویداد، پذیرایی مهمانان و دیگر موارد نیز در کنار محل برگزاری، بسیار مهم هستند. در عین حال، در صورتی که مهمانان از منطاق مختلف جغرافیایی شرکت داشته باشند، بحث هماهنگی برای محل استقرار مهمانان و حتی سخنرانان احتمالی که از دیگر نقاط جغرافیایی حضور پیدا کرده‌اند نیز چالش‌های خاص خود را در پیش دارد. در مجموع باید گفت که برگزاری رویداد حضوری از برگزاری وبینار بسیار پرهزینه‌تر نیز است.
در برگزاری وبینار مرزهایی مانند فاصله جغرافیایی، سن، جنسیت، شرایط فیزیکی و دیگر موارد که به صورت پیش‌فرض برای رویدادهای حضوری وجود دارند، برچیده می‌شوند و می‌توان افرادی از سراسر جهان را به یک وبینار دعوت کرد. همچنین، می‌توان وبینار را به راحتی ضبط کرد و ویدئو و یا صوت مربوط به آن را در اختیار شرکت‌کنندگان یا حتی گروه بزرگی از افراد قرار داد. این در حالی است که برای مثال در رویدادهای حضوری، مسئله ضبط ارائه‌ها معمولا یکی از موضوعات مهم و پردردسر است. در ادامه مطلب وبینار چیست مزایای وبینار مورد بررسی قرار گرفته‌اند.
مزایای وبینار چیست؟
اکنون که مفهوم وبینار بیان و به پرسش وبینار چیست پاسخ داده شد، مزایای وبینار مورد بررسی قرار می‌گیرند. در ادامه، مزایای وبینار از ابعاد گوناگون و دلایل اصلی که باید از آن استفاده کرد بیان شده‌اند و به پرسش مزایای وبینار چیست پاسخ داده شده است.
مزایای کلی وبینار
-
وبینار یا همان سمینار آنلاین، بستری مطمئن را فراهم می‌کند تا افراد دانش خود را با مخاطبان هدفی که دارند به اشتراک بگذارند.
-
وبینار بستری را برای شبکه‌سازی و تعامل افراد با یکدیگر به ویژه در یک حوزه خاص، فراهم می‌کند.
-
افراد می‌توانند شخصا اقدام به برگزاری رویداد کنند و الزاما نیاز به حمایت مالی یا اجرایی یک گروه از افراد ندارند.
-
می‌توان وبینارها را ضبط کرد و آن‌ها را به عنوان یک محتوای ارزشمند با مخاطبان رویداد و دیگر افراد احتمالی به اشتراک گذاشت.
-
سرویس‌های برگزاری وبینار امکانات گوناگونی را در اختیار مخاطب قرار می‌دهند که شامل ارائه صوتی، ویدئویی، به اشتراک‌گذاری اسلایدهای ارائه و صفحه مانیتور و دیگر موارد می‌شوند. همین امر، غنای محتوایی وبینار را افزایش می‌دهد. زیرا استفاده از رسانه‌های مختلف، به انتقال بهتر محتوا کمک شایان توجهی می‌کند.
مزایای وبینار برای میزبانان یا همان برگزارکنندگان (شامل سخنرانان)
-
برگزاری یک سمینار آنلاین می‌تواند به ارائه‌دهندگان امکان برندسازی شخصی را بدهد.
-
برگزاری وبینار می‌تواند یک راهکار کسب درآمد برای برگزارکنندگان وبینار باشد.
-
نرم‌افزارها و سرویس‌های برگزاری وبینار کمک می‌کنند تا فهرستی از اطلاعات شرکت‌کنندگان که معمولا فعالان آن عرصه یا علاقه‌مندان به موضوع وبینار هستند، گردآوری شود. البته، گردآوری این اطلاعات و استفاده‌های احتمالی از آن‌ها از جمله موضوعات حریم خصوصی است که پرداختن به آن از حوصله این بحث خارج است. صرفا آنکه گردآوری و استفاده از اطلاعات باید با رضایت مخاطب و آگاهی کامل او انجام شود.
-
برگزاری وبینارهای معرفی محصول یا سرویس و یا، وبینارهایی که با هدف گزارش فعالیت یک کسب و کار برگزار می‌شود و دیگر موارد مشابه، می‌توانند به آگاهی از برند (Brand Awareness) و تعامل بیشتر سازمان با مخاطبان کمک شایان توجهی کنند.
-
غنی‌سازی محتوای آنلاین کسب و کار برگزارکننده وبینار با ضبط و انتشار ویدئوها و صوت‌های آموزشی وبینارها امکان‌پذیر است.
-
گسترده‌تر کردن جامعه هدف با بهره‌گیری از وبینار به عنوان راهکاری مستقل از جغرافیا و دیگر مرزهای موجود، ممکن می‌شود.
مزایای وبینار برای شرکت‌کنندگان در آن
-
بهره‌گیری از دانش کارشناسان متخصص در حوزه، فارغ از موقعیت جغرافیایی، سن و جنسیت شرکت کننده
-
گسترده‌تر بودن انتخاب‌ها برای شرکت در وبینارها نسبت به رویدادهای حضوری
-
راحتی ضمن حضور در رویداد، به دلیل آنلاین بودن رویداد که هب فرد این امکان را می‌دهند تا در محل مورد نظر خود در رویداد شرکت کند.
-
بهینه شدن زمان حضور در رویداد به دلیل عدم نیاز به پیمایش مسافت ویژه جهت شرکت در رویداد و صرف وقت در این راستا
-
هزینه پایین‌تر وبینار نسبت به سمینارهای حضوری مشابه (زیرا برخی از هزینه‌هایی که در سمینارهای حضوری وجود دارد در وبینارها حذف می‌شوند)
در ادامه مطلب وبینار چیست به انواع وبینار از جهت روش ارائه و هدف وبینار، پرداخته شده است.
انواع وبینار
انواع گوناگونی از وب سمینارها وجود دارد که افراد می‌توانند از آن‌ها برای دستیابی به اهداف خاص یا تنظیم نیازهای مخاطب و کسب و کار خودشان استفاده کنند. در ادامه، انواع وبینار بر اساس روش ارائه وبینار و همچنین، هدف از برگزاری وبینار مورد بررسی قرار گرفته‌اند.
انواع وبینار بر اساس روش ارائه
برخی از محبوب‌ترین انواع محتوا و روش‌های قابل استفاده طی برگزاری وبینار در ادامه مطلب وبینار چیست بیان شده‌اند. این روش‌ها را می‌توان به عنوان استراتژی‌های بازاریابی وبینار نیز در نظر گرفت.
نمایش اسلاید
اگر هدف از برگزاری وبینار آموزش دادن به مخاطبان باشد، باید در کنار ارائه ویدئویی، محتوای بصری آموزشی ارائه شود. اسلاید، گزینه‌ای بسیار مناسب و احتمالا ساده‌ترین راهکار در این راستا است. در بحث ساختن اسلاید، اولین اسلاید از ارائه باید حاوی همه اطلاعات فنی مربوط به ارائه شامل طول مدت ارائه، اینکه ارائه ضبط و پس از وبینار در اختیار مخاطبان قرار می‌گیرد یا خیر و موضوع مورد بررسی در جلسه باشد.
ویدئوی زنده
در صورتی که فرد بخواهد رابطه نزدیک‌تری با مشتریان خود بسازد یا یک ملاقات گروهی برگزار کند، ساخت یک سمینار وب در قالب ویدئوی زنده گزینه بسیار عالی است. چنین ویدئوهای زنده‌ای علاوه بر سخنرانی‌ها و وبینارهای آموزشی، برای معرفی کالا و خدمات و به طور کلی محصولات نیز مفید و جذاب هستند و می‌توان از آن‌ها به عنوان ابزاری برای ارتباط و تعامل بیشتر و نزدیک‌تر با مشتریان استفاده کرد.
چت متنی
هنگامی که فرد میزبانی یک وبینار را بر عهده دارد، مخاطبان می‌توانند از گزینه چت برای برقراری ارتباط نزدیک‌تر با دیگر شرکت‌کنندگان یا میزبانان رویداد استفاده کنند. در عین حال، هنگامی که میزبان رویداد پیام‌های مخاطبان را بررسی می‌کند و به آن‌ها پاسخ می‌دهد، ارتباط و تعامل بین خود و مخاطبان را تقویت می‌کند. این امر، علاوه بر کمک به برندسازی، کمک می‌کند تا شرکت‌کنندگان در رویداد احساس نزدیکی بیشتری با ارائه‌دهنده داشته باشند و در نتیجه، متمایل باشند که در دیگر رویدادهای مربوط به این فرد نیز شرکت کنند.
تخته سیاه دیجیتالی
می‌توان از تخته سیاه دیجیتالی تعبیه شده در سرویس ارائه وبینار، برای بصری‌سازی بهتر مباحث پیچیده استفاده کرد. با ترسیم نمودارها ، تصاویر یا نگاشت موارد گوناگون روی تخته، می‌توان به مخاطب در درک و دریافت بهتر محتوا کمک کرد. استفاده از تخت سیاه ضمن وبینار به ویژه در وبینارهای آموزشی، توصیه می‌شود.
وبینار از پیش ضبط شده
افرادی که نیاز دارند تا یک ارائه آنلاین را پیرامون یک موضوع مشخص، بیش از یک بار یا به صورت منظم برگزار کنند، می‌توانند از وبینار از پیش ضبط شده استفاده کنند. این گزینه به طور خاص برای زمانی مناسب است که فرد در وبینار خود از سخنران یا سخنرانان مهمانی دعوت به عمل آورده است که امکان حضور در وبینار را دقیقا در لحظه رویداد ندارند. در این حالت می‌توانند با ضبط ارائه خود در زمان مناسب، در وبینار حضور داشته باشند و در واقع، ویدئوی از پیش ضبط شده آن‌ها پخش شود.
هنگامی که ارائه آمده شد، تنها کاری که فرد نیاز به انجام آن دارد زدن دکمه شروع سمینار است. برای حصول اطمینان از اینکه ارائه همچنان حالت تعاملی خود را حفظ کند، فرد می‌تواند در رویداد حضور داشته باشد، چت‌ها و پیام‌های شرکت‌کنندگان را بخواند و در پایان رویداد، جلسه پرسش و پاسخ برگزار کند. آنچه بیان شد، یک روال متداول در بسیاری از ارائه‌ها است. شرکت‌های ارائه سرویس به عنوان خدمات از این روش برای وبینارهای معرفی و آموزش کار با محصولات برای مشتریان خود استفاده می‌کنند. در راستای ضبط ویدئوی از پیش ضبط شده، استفاده از آموزش‌های زیر پیشنهاد می‌شوند.
به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش
هنگامی که مبحث مورد ارائه نیازمند نمایش برخی از مراحل در نرم‌افزاری خاص یا در مرورگر به صورت آنلاین است، راهکاری بهتر از به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش وجود ندارد. مخاطبان بدین شکل می‌توانند دقیقا کارهایی که توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود را مشاهده و دنبال کنند. این مورد به طور خاص برای زمان‌هایی مناسب است که فرد قصد آموزش دادن روش کار با یک نرم‌افزار یا سرویس آنلاین را دارد و یا، شرکت‌هایی که قصد دارند به معرفی محصول یا خدمات جدید خود بپردازند.
نظرسنجی
یک ابزار نظرسنجی چیزی است که برای میزبان و مخاطبان وبینار می‌تواند آمارها و اطلاعاتی را فراهم کند که دستیابی به آن‌ها بدون نظرسنجی، ممکن نیست. نظرسنجی را می‌توان به صورت ناشناس یا عمومی برگزار کرد.
انواع وبینارها بر اساس هدف
آنچه در ادامه مطلب وبینار چیست بیان شده است، برخی از متداول‌ترین انواع وبینار هستند که بر اساس هدفی که می‌توان ضمن برگزاری وبینار به آن دست یافت، دسته‌بندی شده‌اند.
وبینار آموزشی
اگر فرد می‌خواهد به مخاطبان خود در زمینه‌ای که در آن تخصص دارد آموزش دهد، وبینار یکی از موثرترین راهکارها برای این کار است. برای اجرای یک وبینار آموزشی، بهترین راهکار استفاده از اسلایدهای از پیش آماده یا ویدئوهای تخته سیاه دیجیتال است. تخته سیاه دارای قابلیت‌های بصری مورد نیاز برای آموزش دادن است. در وبینارهای آموزشی می‌توان از سخنرانان خارجی برای همکاری و تعامل در راستای ارائه بهتر آموزش‌ها استفاده کرد. برای ساخت اسلاید، استفاده از آموزش‌های مربوط به ساخت اسلاید که در ادامه معرفی شده‌اند، پیشنهاد می‌شود.
وبینارهای محصولات
هنگامی که محصولاتی برای ارائه به جمعیت زیادی از مردم توسط شرکت تولید کننده وجود دارد، می‌توان رویداد را به صورت وبینار برگزار کرد تا گرووه بیشتری از افراد از اقصی نقاط کشور و یا حتی جهان، در آن حضور داشته باشند. در این وبینار، می‌توان اطلاعات زیادی را پیرامون محصول یا محصولات، همراه با جزئیات گوناگون ارائه داد. در یک وبینار معرفی محصول، می‌توان به شرکت‌کنندگان پیرامون محصول یا سرویس، آموزش‌های زیادی را نیز ارائه کرد. بدین شکل می‌توان توجه مخاطبان را به محصول جلب کرد و آن‌ها را به مشتریان واقعی محصول مبدل کرد. در عین حال، با برگزاری چنین وبیناری امکان تعامل مشتریان با سازمان فراهم می‌شود و آن‌ها بازخوردهای خود را نیز ارائه می‌کنند.
پذیرش و توانمندسازی کاربران جدید
در صورتی که سازمانی در حال ارائه یک نرم‌افزار یا محصول جدید باشد، می‌تواند یک وبینار پذیرش یا توانمندسازی کاربران جدید (ٰUser Onboarding) برگزار کند. ارائه‌دهنده وبینار، می‌تواند از مزایای بسیار زیاد آموزش به کاربران جدید و توانمندسازی آن‌ها استفاده کند. میزبان باید اطمینان حاصل کند که منحنی یادگیری تا حد امکان نرم است و امکان دعوت کاربران جدید به وبینار به صورت منظم و برای مثال به طور ماهانه، وجود دارد. شایان توجه است که منظور از پذیرش کاربران، فرایندی است که با مراجعه مخاطب به یک ارائه‌دهنده محصول یا خدمات آغاز و تا فراگیری استفاده از آن محصول یا خدمات را شامل می‌شود. وبینارهای پذیرش کاربران می‌توانند با توضیح پیرامون گام به گام این فرایند، به توانمند شدن کاربران در استفاده از آن محصول یا خدمات کمک شایان توجهی کنند.
آموزش کارکنان و ملاقات‌های تیم‌های سازمان
از وبینار می‌توان برای برگزاری ملاقات‌های تیم‌های سازمان و آموزش دادن کارکنان استفاده کرد. این مورد به ویژه زمانی کاربردی است که تیم کاری دورکار و یا بزرگ‌تر از آن هستند که هم‌زمان در یک اتاق جا شوند. وبینار آموزشی بهترین راهکار برای ارائه دانش و آموزش دادن مهارت‌های کاربردی به کارکنان به ویژه در زمانی است که فعالیت‌ها به صورت دورکاری انجام می‌شوند. چنین روش آموزش و ارائه محتوایی بسیار کاربردی‌تر از ارائه دستورالعمل‌های متنی به کارکنان است.
ساخت لیست و هدایت افراد
هنگامی که وبینار توسط کانال های مختلفی تبلیغ می‌شود، فرد باید روی جنسی از مخاطب هدف تمرکز کند که تمایل به جذب آن دارد. هنگامی که مخاطبان در رویداد ثبت‌نام می‌کنند، گام اول و مهمی آغاز شده است. برگزاری یک وبینار می‌تواند منجر به آن شود که میزبان، گروهی وسیعی از جامعه هدف را گرد خود داشته باشد.
حفظ و پرورش مشتریان
میزبانی یک وبینار نه تنها موجب جذب مشتریان و مخاطبان جدید می‌شود، بلکه جنس محتوای ارائه شده توسط میزبان و تعاملی که طی وبینار با مخاطبان دارد منجر به افزایش آن می‌شود که مخاطبان ماندگار شوند و مجددا برنامه‌های ارائه شده توسط فرد را دنبال کنند و یا کالا و خدمات معرفی شده توسط او را استفاده کنند.
روش برگزاری وبینار موفق
افرادی که در صدد برگزاری یک وبینار موفق هستند، باید به نکات زیر توجه داشته باشند.
انتخاب موضوع، عنوان و قالب مناسب
پیش از هر چیزی، فرد باید به هدف وبیناری که درصدد برگزاری آن است فکر کند. پیش از برگزاری وبینار باید به این پرسش پاسخ داده شود که هدف از وبینار چیست؟ آموزش دادن، معرفی کالا یا خدمات، بزرگ‌تر کردن لیست مخاطبان یا هر هدف احتمالی دیگری می‌تواند مد نظر فرد باشد.
پس از آن که هدف وبینار مشخص شد، باید پیرامون موضوعات مورد بررسی به تصمیم‌گیری پرداخت. مهم‌ترین موضوعی که در راستای هدف می‌توان دستکم یک ساعت پیوسته پیرامون آن صحبت کرد چیست؟ برای آنکه عنوان و موضوع به صورت جذاب‌تری انتخاب شود، می‌توان از ابزارهای موجود برای تعیین اینکه چه چیزی ترافیک را به سایت فرد می‌آورد استفاده کرد و فهمید که مخاطبان بیشتر جذب چه مباحثی می‌شوند. این گام باید به درستی انجام شود تا مشارکت بیشتر را تضمین کند.
باید دقیق بودن را به خاطر داشت. این به افراد کمک می‌کند که بدانند برای چه چیزی ثبت‌نام کرده‌اند و در عین حال، به سئوی صفحه لندینگ نیز کمک می‌کند. انتخاب تیتر به صورت سوالی پیشنهاد می‌شود؛ مثلا «چطور از طریق وبینار درآمدزایی کنید؟ – یک وبینار رایگان با حضور تاثیرگذاران صنعتی». همچنین، باید به این نکته توجه داشت که وبینار برای افرادی برگزار می‌شود که مبحث برای آن‌ها جدید است و یا توسط کارشناسان آن حوزه برگزار می‌شود؟ تعیین دقیق این مورد از انتقادات احتمالی پیرامون وبینار مانند اینکه «خودم از اول می‌دونستم این رو» یا «خیلی داره تخصصی صحبت می‌کنه، من هیچی نمی‌فهمم» جلوگیری می‌کند. هنگامی که موضوع و تیتر مشخص شد، باید فرمت ارائه متناسب با نیازهای سمینار مشخص شود.
انتخاب ارائه‌دهندگان و تیم برگزاری
هنگام آماده شدن برای یک وبینار، ارائه‌دهندگان باید پیرامون مبحث مورد بررسی اطلاعات کافی داشته باشند، از سخنرانی برای جمع نترسند و در طول ارائه استرس نگیرند. باید توجه داشت که سمینارهای وب می‌توانند بیش از یک ارائه‌دهنده داشته باشند. پس از معین شدن سخنرانان، باید دستیارانی را برای برگزاری جلسه تعیین کرد. این دستیاران در گردآوری پرسش‌های موجود در چت‌ها در طول سخنرانی ارائه‌دهندگان کمک می‌کنند. همچنین، افرادی نیز باید به بخش فنی سمینار وب کمک کنند و از اتصال اینترنت، پخش مناسب صدا و دیگر موارد در طول ارائه اطمینان حاصل کنند.
برنامه‌ریزی محتوایی
در صورتی که کاربر بخواهد یک سمینار آنلاین بسازد، باید از ابتدا تا انتهای آن را برنامه‌ریزی کند. وبینارهایی که در آن‌ها ارائه‌دهنده با بی‌نظمی از یک مبحث به مبحث دیگر می‌پرد از ذهن مخاطب به راحتی می‌روند و در عین حال، موجب نارضایی مخاطب از ارائه نیز می‌شوند. بنابراین، علاوه بر موضوع و تیترها، اسلایدها و محتوای دقیق ارائه هر وبیناردهندهی نیز باید پیش از ارائه مشخص باشد.
نباید فراموش کرد که وبینارها به طور میانگین بین ۴۰ تا ۶۰ دقیقه به طول می‌انجامند و این یک زمان استاندارد برای ارائه‌ها محسوب می‌شود. افرادی که قصد دارند یک ارائه از پیش ضبط شده داشته باشند نیز بهتر است ابتدا یک روال و ساختار برای ارائه خود داشته باشند و سپس، شروع به کار کنند.
ساختار
محتوایی که فرد از طریق وبینار ارائه می‌کند باید در سراسر ارائه جذابیت خود را حفظ کند تا مخاطبان را تا انتهای ارائه درگیر کند. همچنین، می‌توان از یک روش پاداش دادن برای حفظ مخاطب در ارائه استفاده کرد؛ مثلا پیشنهاد دادن یک جایزه برای افرادی که به یک پرسش پاسخ دهند یا چنین مواردی. ارائه را همیشه باید با خوش‌آمدگویی به شرکت‌کنندگان آغاز کرد. سپس، باید از آن‌ها پرسید که از کجا در رویداد شرکت کرده‌اند و بدین شکل، مشارکت آن‌ها را جلب کرد.
همچنین، باید به مخاطبان این اطمینان را داد که در جای درستی قرار دارند. این کار باید با طرح موضوع و مزایای شرکت در وبینار انجام شود. در عین حال، نه تنها فرد باید موضوع سمینار را بیان کند، بلکه باید خود را نیز معرفی و رزومه خود در زمینه‌های مرتبط با ارائه را نیز بیان کند. پس از آن، بحث را باید با طرح یک موضوع مرتبط که توانایی و صداقت ارائه دهنده را نشان دهد آغاز کرد.
باید به خاطر داشت که همیشه باید زمانی را برای بخش پایانی وبینار به منظور انجام پرسش و پاسخ تخصیص داد. این مورد را باید در ابتدای سخنرانی نیز اعلام کرد که افرادی که پرسشی برای آن‌ها مطرح است می‌توانند تا پایان وبینار منتظر باشند و پرسش‌های خود را طرح کنند.
طول مدت یک وبینار چقدر است؟
در اغلب موارد، وبینارها بین ۳۰ تا ۶۰ دقیقه به طول می‌انجامند. ۶۰ دقیقه زمان مناسبی است که می‌توان ۴۵ دقیقه آن را به ارائه و سخنرانی کردن و ۱۵ دقیقه آن را به پاسخگویی به پرسش‌ها اختصاص داد. البته این را باید در نظر داشت که معمولا طول مدت ارائه‌ها از قبل به طور صد درصد دقیق قابل برنامه‌ریزی نیست. هرچند که اگر ساختار ارائه به خوبی طرح‌ریزی شده باشد، می‌توان بحث را به موقع بست. استفاده از ارائه‌های سبک سخنرانی‌های تد می‌تواند به جذب هر چه بیشتر مخاطبان کمک کند.
آماده‌سازی زیرساخت و محیط
پیش از اجرای یک وبینار، باید اطمینان حاصل کرد که همه سخنرانان، وب‌کم (وب‌کم لپ‌تاپ گزینه مناسبی است) و میکروفون سالم دارند و تنظمیات لازم برای اتصال به وبینار برای آن‌ها انجام شده است. محلی که فرد در آن ارائه را انجام می‌دهد می‌تواند دفتر کار او و یا اتاقی در منزل باشد. اما باید توجه داشت که محیط از پیش برای ارائه مناسب‌سازی شده باشد و برای مثال، سر و صدایی در محیط وجود نداشته باشد. همچنین، نور محیط باید میزان مناسبی داشته باشد. اینترنت باید پایدار باشد و افرادی که از لپ‌تاپ استفاده می‌کنند باید اطمینان حاصل کنند که شارژر لپ‌تاپ متصل است و سیستم ناگهان به دلیل پایان شارژ باتری خاموش نخواهد شد.
افرادی که قصد دارند صفحه مانیتور خود را با دیگران به اشتراک بگذارند (و حتی کسانی که قصد انجام این کار را ندارند ولی از سخنرانان هستند) باید سربرگ‌های شخصی خود را ببندند و پنجره‌های وب اضافی که باز هستند نیز باید بسته شوند. همچنین، باید ۲۰ دقیقه پیش از ارائه برنامه‌ریزی شده، فرد وارد رویداد شود و بررسی کند که آیا همه چیز به درستی پیش می‌رود یا نه.
شرکت در دیگر وبینارها پیش از میزبانی در یک وبینار
تصور کردن اینکه چطور می‌توان برای یک وبینار آماده شد پیش از اینکه فرد در رویدادهای مشابهی شرکت کرده باشد، کار دشواری به نظر می‌رسد. بنابراین، باید پیش از برگزاری یک وبینار، فرد در چندین وبینار شرکت و تجربیاتی را در این راستا کسب کند.
زمان‌بندی اجرای وبینار چطور انجام شود؟
پرسشی که ممکن است برای بسیاری از افراد پیش بیاید این است که چه زمانی برای برگزاری یک وبینار مناسب است؟ در این بخش از مطلب وبینار چیست به این پرسش پاسخ داده شده است. حقیقت آن است که تعیین یک بهترین زمان ممکن برای این کار، امکان‌پذیر نیست. اما طبق یک قاعده سرانگشتی، معمولا وبینارها در اواسط هفته و از سه‌شنبه تا پنج‌شنبه برگزار می‌شوند (سه‌شنبه معمولا بیشتر مورد پسند است). روزهای دیگر به سمت آخر هفته ممکن است افراد در تعطیلات باشند. روزهای آغازین هفته نیز اولین روزهای کاری هفته است و اکثریت مشغول کار و زندگی شخصی هستند. اغلب افراد در هر هفته تنها در یک وبینار شرکت می‌کنند؛ بنابراین، وبینار برگزار شده توسط یک فرد با سایر وبینارها در رقابت است.
شاید فرض شود که افراد ترجیح می‌دهند که بعد از ظهر و بعد از تایم کاری در وبینار شرکت کنند؛ اما این دیدگاه الزاما صحیح نیست. آمارها حاکی از آن است که وبینارهای برگزار شده در ساعت ۱۰ تا ۱۱ بیشترین مخاطب را داشته‌اند. باید توجه داشت که در سمینارهایی که مهمانانی از مناطق زمانی گوناگون حضور پیدا می‌کنند باید به دنبال مناسب‌ترین گزینه برای کلیه افراد بود. البته در نهایت، فراهم کردن زمانی برای رویداد که همه با هم سر آن توافق داشته باشند، کاری نه دشوار که غیر ممکن است. توجه به این نکات، زمان‌بندی می‌تواند موجب آن شود که رویداد با حداکثر جمعیت مخاطبان ممکن برگزار شود.
در هنگام اطلاع‌رسانی رویداد در کلیه اطلاع‌رسانی‌ها باید این نکته که محتوای ارائه‌ها به صورت ویدئو ضبط شده و در پایان در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد اشاره شود. این مورد خود به عنوان انگیزه‌ای برای شرکت در رویداد به ویژه برای افرادی محسوب می‌شود که علاقه به شرکت در رویداد دارند، ولی دغدغه آن را دارند که نتوانند حتما در لحظه برگزاری به صورت زنده وبینار را مشاهده کنند.
تبلیغ وبینار
برای اجرای یک وبینار نیاز به افرادی است که در وبینار شرکت کنند. باید توجه داشت که فقط محتوا نیست که موجب جذب افراد می‌شود، بلکه شیوه تبلیغ رویداد نیز اثر قابل توجهی دارد. استفاده از ابزارهای گوناگون دیجیتال مارکتینگ ، به تبلیغ هر چه بیشتر و بهتر وبینار کمک می‌کند.
صفحه لندینگ وبینار
ساخت یک صفحه لندینگ با دعوت‌نامه، افراد را تشویق می‌کند تا در وبینار ثبت‌نام کنند. در این صفحه، باید اطلاعات کافی پیرامون وبینار به مخاطب ارائه شده باشد. در صفحه لندینگ، ابتدا باید یک متن کوتاه نوشته شود که موضوع را توصیف می‌کند. همچنین، باید نکات برجسته رویداد و آنچه افراد از این برنامه برداشت می‌کنند نیز بیان شده باشد. سپس، باید یک دکمه ثبت‌نام وجود داشته باشد که فرد را به صفحه ثبت‌نام منتقل کند. نباید فراموش کرد که نیاز به معرفی میزبانان و در واقع سخنرانان رویداد است. این معرفی می‌تواند به پایه‌گذاری تعامل میزبانان و مهمان رویداد کمک کند.
همچنین، باید توجه داشت که تاریخ و ساعت برگزاری رویداد به طور دقیق و بدون ابهامی بیان شده باشد. نکته قابل توجه آن است که اگر رویداد شرکت‌کنندگانی از نقاط مختلف جهان دارد، زمان باید به گونه‌ای نوشته شود که برای همه به سادگی قابلیت تبدیل را داشته باشد. علاقه‌مندان، می‌توانند برای افزودن جذابیت بیشتر به صفحه لندینگ خود، از یک شمارش‌گر نیز استفاده کنند که به خوبی نشان می‌دهد چقدر تا لحظه برگزاری رویداد وقت باقی است.
استفاده از بنرها؛ پاپ‌آپ و تبلیغات
قرار دادن بنر در وب‌سایت یا وبلاگی که وبینار را معرفی می‌کند و در محلی که در دید عموم باشد، دستکم دو هفته پیش از برگزاری رویداد لازم است. استفاده از عباراتی مانند «هم‌اکنون جایگاه خود را رزرور کنید» یا «هم‌اکنون ثبت‌نام کنید» می‌تواند به عنوان انگیزه و مشوقی برای مخاطبان برای ثبت‌نام در رویداد باشد. می‌توان وبینار را در فرم‌های پاپ‌آپ وب‌سایت‌های مرتبط، معتبر و مناسب نیز تبلیغ کرد تا یک راهکار سریع‌تر و در دسترس‌تر (و البته گاه آزاردهنده‌تر) برای ثبت‌نام در رویداد در اختیار مخاطب قرار داده شود.
شبکه‌های اجتماعی
از رسانه‌هایی که محل تجمع افراد است و به ویژه مخاطبان هدف میزبان وبینار در آن‌ها قرار دارند می‌توان برای تبلیغات استفاده کرد. شبکه‌های اجتماعی می‌توانند گزینه خوبی برای تبلیغ رویداد باشند. در این راستا می‌توان از تبلیغات متنی، گرافیکی و ویدئویی استفاده کرد. حقیقت آن است که امروزه شبکه‌های اجتماعی نقش مهمی در تبلیغات رویدادها از جمله وبینارها دارند و بنابراین نباید از ظرفیت این شبکه‌ها غافل شد. حتی می‌توان برای یک رویداد خاص صفحات اختصاصی در شبکه‌های اجتماعی ساخت و از آن‌ها برای اطلاع‌رسانی لحظه به لحظه و حتی پوشش زنده رویداد استفاده کرد.
دعوت‌نامه ایمیلی
از وبینار می‌توان به عنوان ابزاری برای ساخت یک فهرست از علاقه‌مندان و فعالان یک حوزه خاص استفاده کرد. اما پیش از سمینار نیز احتمالا فرد یک فهرست از این فعالان و علاقه‌مندان در اختیار دارد و می‌تواند از آن لیست برای ارسال دعوت‌نامه ایمیلی استفاده کند. در این دعوت‌نامه، علاوه بر توضیحاتی پیرامون ارائه، باید لینک ثبت‌نام در رویداد نیز قرار داده شده باشد.
نباید فراموش کرد که در دعوت‌نامه‌های ایمیلی از عنوان مناسب برای ایمیل استفاده کرد که به خوبی محتوای ایمیل را معرفی کنند. در صورتی که از فعالان حوزه صنعت در وبینار به عنوان سخنران حضور دارند، می‌توان از این مورد نیز به عنوان نکته برجسته در اطلاع‌رسانی‌ها و تبلیغات استفاده کرد. البته، نباید در دعوت‌نامه ایمیلی وارد جزئیات شد و صرفا کافی است که نکات کلی پوشش داده شوند و مخاطب را برای اطلاعات همراه با جزئیات باید به صفحه رسمی لندینگ رویداد ارجاع داد.
آماده‌سازی سخنرانی
نباید بدون آماده شدن مناسب برای رویداد، وارد وبینار شد. البته باید در رویداد انعطاف‌پذیری لازم را داشت و برای مثال اینطور نباشد که فرد از روی یک سری متن از پیش آماده شده بخواند. اما در عین حال، پیش از وبینار باید سخنرانی و روال اجرای برنامه‌های خود را بارها و بارها تمرین کرده باشد تا بهترین ارائه ممکن را داشته باشد. پیش از این در قسمت آماده‌سازی زیرساخت نیز توضیح داده شد که زیرساخت‌های لازم برای رویداد باید آماده‌سازی شده باشند و البته، حتما تیم پشتیبانی فنی حاضر باشند که بر اتصال اینترنت پایدار و مناسب سخنرانان وبینار در طول رویداد نظارت داشته باشند. البته در صورتی که هر یک از سخنرانان در محل جغرافیایی متفاوتی باشند و امکان داشتن دستیار در طول وبینار برای آن‌ها وجود نداشته باشد، خودشان باید بحث‌های مربوط به اینترنت و دیگر موارد را پیگیری کنند.
ارسال یادآور
در زمانی پیش از رویداد، باید ایمیل یادآوری برای کسانی که در رویداد ثبت‌نام کرده‌اند ارسال شود. به طور میانگین، تنها حدود یک سوم از افرادی که در وبینار ثبت‌نام کرده‌اند در آن شرکت می‌کنند؛ بنابراین باید برای ثبت‌نام‌کنندگان یادآور ارسال کرد تا شرکت در وبینار را فراموش نکنند. در این یادآورها ابتدا باید از افراد برای ثبت‌نام در رویداد قدردانی کرد. سپس، باید به آن‌ها یادآوری کرد که رویدادی که در آن ثبت‌نام کرده‌اند در چه روز و تاریخی برگزار می‌شود. بازاریاب‌ها معمولا موافق هستند که بهترین زمان برای ارسال دعوت‌نامه ایمیلی یک هفته پیش از وبینار، یک ساعت قبل از وبینار و پنج دقیقه پیش از وبینار است.
یادآوری یک هفته پیش از وبینار، ثبت‌نام‌کنندگان را تشویق می‌کند تا تاریخ را در تقویم خود برای هفته بعد علامت‌گذاری کنند. ایمیلی که پنج دقیقه پیش از رویداد ارسال می‌شود، یک حس اضطرار جهت شرکت در رویداد را در ثبت‌نام‌کنندگان ایجاد می‌کند و موجب می‌شود تا حداکثر توجهات توسط آن‌ها به رویداد جلب شود.
اجرای وبینار
هنگامی که زمان میزبانی از ثبت‌نام‌کنندگان و برگزاری وبینار فرا می‌رسد و شرکت‌کنندگان یکی پس از دیگری به وبینار می‌پیوندند، سخنرانان باید یک لیوان آب در کنار خود داشته باشند و متمکرز شوند تا طبق برنامه، رویداد را اجرا کنند. سخنرانان نباید اجازه بدهند که چیزی حواس آن‌ها را پرت کند. چیزی در حدود یک ساعت برای هر سخنران فرصت هست تا برای افرادی که مشتاقانه در انتظار او هستند، صحبت کند.
پس از وبینار
پس از پایان وبینار، باید فعالیت‌های مربوط به پایان رویداد را انجام داد. در صورتی که وبینار ضبط شده است، باید فایل ضبط شده را برای شرکت‌کنندگان ارسال کرد. البته پیشنهاد می‌شود که فیلم بازبینی و ویرایش شود تا نسخه‌ای که به دست مخاطبان می‌رسد بهبودیافته باشد. می‌توان با ارسال فرم نظر سنجی یا اقدامات مشابه، از شرکت کنندگان در رویداد درخواست ارائه بازخورد پیرامون رویداد را کرد. این مورد به آن‌ها فرصت تعامل بیشتر را می‌دهد و به نوعی، مخاطبان را برای رویدادهای بعدی نیز جلب می‌کند.
چه تجهیزاتی برای برگزاری وبینار مورد نیاز است؟
برای برگزاری وبینار، نیاز به تجهیزات زیر است:
-
وب‌کم (در صورتی که در وبینار، تصاویر خود افراد پخش می‌شود)؛ شایان توجه است که کلیه سخنرانان باید وب‌کم‌های خود را داشته باشند.
-
هدست خوب همراه با میکروفون (استفاده از اسپیکر به دلیل اکوی ناخوشایندی که در طول سخنرانی فرد ایجاد می‌کند توصیه نمی شود). داشتن میکروفون برای میزبان‌ها الزامی است.
-
استفاده از یک نرم‌افزار وبینار قابل اطمینان که توسط میزبان و ضمن برنامه‌ریزی رویداد، مشخص شده بوده و در اطلاع‌رسانی‌های وبینار، عنوان شده است.
-
اتصال اینترنت پایدار
روش ضبط وبینار چیست؟
افرادی که قصد دارند فیلم وبیناری که میزبان آن هستند را ضبط کنند و در اختیار مخاطبان رویداد قرار دهند، باید پیش از انتخاب پلتفرم وبینار و اطلاع‌رسانی پیرامون آن، اطمینان حاصل کنند که پلتفرمی که برمی‌گزینند دکمه رکورد را برای ثبت رویداد دارد. در هنگام برگزاری رویداد نیز باید روی دکمه مربوط به ضبط (Record) که پیش‌تر محل آن را شناسایی و ساز و کار آن را تست کرده‌اند، کلیک و از ضبط شدن ویدئوی رویداد اطمینان حاصل کنند.
وبینارهای از پیش آماده چه کاربردی دارند و چطور تهیه می‌شوند؟
یکی از اقدامات خوبی که می‌توان ضمن برگزاری وبینار انجام داد آن است که وبینارهایی ارائه کرد که یک‌بار قابل استفاده نباشند، بلکه بتوان از آن‌ها بارها و بارها استفاده کرد. استفاده از وبینارهای از پیش آماده که فیلم در آن‌ها ضبط شده است، گزینه خوبی محسوب می‌شود. این مورد به ویژه هنگامی مفید است که مهمانان از مناطق زمانی مختلف در رویداد شرکت دارند و به طبع، برخی از آن‌ها برای حضور در رویداد دچار مشکلاتی می‌شوند. شایان توجه است که یکی از ویژگی‌های مثبت اصلی وبینار، فضای تعاملی آن است. بنابراین، استفاده از وبینارهای از پیش آماده، نباید موجب از بین رفتن این فضای تعاملی شود. در واقع، مخاطب نباید احساس کند که در طول وبینار در حال مشاهده یک فیلم از پیش ضبط شده است و هیچ حس ارتباطی بین میزبان و او وجود ندارد. بهترین گزینه در این راستا، تخصیص زمانی برای پرسش و پاسخ در انتهای رویداد است. همچنین، راهکارهایی در این راستا وجود دارند که در ادامه و در بخش‌های بعدی مطلب وبینار چیست بیان شده‌اند.
چطور وبینار را پرمخاطب‌تر کنیم؟
روش‌هایی برای برگزاری وبینار به صورت پرمخاطب‌تر وجود دارد. در ادامه، این روش‌ها مورد بررسی قرار گرفته‌اند.
جذاب و تعاملی کردن شروع وبینار: در ابتدای وبینار، سخنران باید با شرکت‌کنندگان خوش و بش کند و بعضا نسبت به برخی از پیام‌هایی که در قسمت چت منتشر شده‌اند نیز واکنش نشان دهد و بدین صورت، تعامل و مشارکت بیشتر آن‌ها را برانگیزد.
سخنران باید خود را از جنبه‌هایی که مرتبط با وبینار است معرفی کند: در ابتدای رویداد، سخنران باید خود را از جنبه‌های مرتبط با رویداد معرفی کند. در واقع، باید رزومه‌ای از خود ارائه کند که مرتبط با رویداد باشد. در این بین، باید به نوعی این موضوع را نشان دهد که به مخاطبان توجه دارد و توجه مخاطبان برای او اهمیت دارد. از این رو، می‌تواند با طرح یک پرسش شروع کند و نسبت به برخی از پیام‌های ارسالی توسط مخاطبان واکنش نشان دهد.
با صبوری صحبت کردن: در صورتی که سخنران به گونه‌ای به نظر برسد که تمایلی برای شرکت در وبینار و یا سخنرانی برای مخاطبان نداشته و عجله دارد که هر چه زودتر صحبت‌های خود را به پایان ببرد، مخاطبان نیز متعاقبا ممکن است انگیزه خود را برای دنبال کردن ارائه فرد، کل وبینار و شاید حتی هر وبینار دیگری که این سخنران(ان) در آن حضور داشته است، از دست بدهد.
ارائه نظرات مرتبط با رویداد در طول وبینار: وبینار دادن صرفا روخوانی کردن از روی یک مجموعه اسلاید نیست. ارائه‌دهنده باید بتواند به مسئله بپردازد و اصطلاحا، مسئله را جا بندازد. این کار با ارائه مثال و روایت‌هایی که دور از موضوع نیستند، قابل انجام است. در میان ارائه، بیان جک یا نکات طنزی که توهین‌آمیز و دارای توهین‌های جنسیتی، قومیتی و فرهنگی یا دیگر موارد نباشد، می‌تواند به گرم‌تر و جذاب‌تر شدن فضا برای مخاطب کمک کند.
اطمینان حاصل کردن از توجه مخاطبان: وبینار دهنده باید در طول ارائه گاهی برای دقایقی مکث کند و از مخاطبان این سوال را بپرسد که آیا به خوبی توانسته‌اند با محتوا همراهی و مطالب را درک کنند؟ یا مثلا، می‌تواند بپرسد که اگر تا این بخش از گفته‌ها برای کسی پرسشی مطرح است، آن‌ها را مطرح کند. این کار کمک می‌کند تا توجه مخاطبان مجددا به طور کامل جلب سخنران و ارائه او شود و فضای تعاملی ایجاد شده موجب حس همراهی جمعی بیشتر مخاطبان شود.
داشتن پشتیبان اجرایی: گاهی، پاسخگویی به خیل عظیم پرسش‌های مخاطبان کاری دشوار و حتی غیرممکن است. به همین دلیل است که فرد باید از حضور یک تیم اجرایی در طول رویداد بهره ببرد که سوالات را استخراج، دسته‌بندی و گزینش کنند. آن‌ها باید چت را سازمان‌دهی و محتوای آن را به سمت و سویی تخصصی سوق بدهند. همچنین، اگر امکان دعوت ازمهمانان خاص در طول رویداد به عنوان یک سورپرایز وجود دارد، می‌توان این کار را برای جلب توجه حداکثر مخاطبان انجام داد.
پرسش از مخاطبان: تعاملی کردن رویداد بدین معنا نیست که صرفا ارائه‌دهنده باید به پرسش‌ها پاسخ دهد. بلکه، وبیناردهنده نیز باید پرسش‌هایی را طرح کند و در انتظار پاسخ آن‌ها از سمت مخاطبان بماند. همچنین، باید به پاسخ‌های داده شده در بخش چت واکنش دهد. اگر امکان طرح پرسش به صورت عمومی یا خصوصی از شرکت‌کنندگان وجود دارد (بسته به قابلیت‌های سرویس مورد استفاده مثلا ممکن است ارسال پرسش چند گزینه‌ای وجود داشته باشد)، حتی می‌توان پرسش‌های از پیش برنامه‌ریزی شده‌ای را در بخش‌هایی از همایش از مخاطبان طرح کرد و با توجه به پاسخ‌ها و یا درصد پاسخ‌های درست و غلط، توضیحاتی را به آن‌ها ارائه کرد.
درخواست بازخورد از مخاطبان: این کار چند سود اساسی دارد. اول آنکه به برگزارکنندگان و در واقع میزبان‌های وبینار کمک می‌کند تا وبیناری که برگزار شده است را از هر نظر ارزیابی کنند. دوم اینکه هر سخنران می‌تواند روش و محتوای ارائه خود را ارزیابی کند.از طرف دیگر، انجام چنین نظرسنجی فرصت تعامل در وبینار پس از پایان رویداد را به مخاطبان می‌دهد و به نوعی، افراد را با آنچه در وبینار عرضه شده، بیش از پیش همراه می‌کند و نشان می‌دهد که شرکت‌کنندگان برای میزبانان اهمیت دارند.
پرسش‌های متداول پیرامون وبینار
در ادامه مطلب وبینار چیست برخی از پرسش‌های متداول پیرامون وبینار مورد بررسی قرار گرفته‌اند.
